Die Gesetzesartikel der DSGVO beschreiben in drei verschiedenen Abschnitten detailliert die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB), seine Position und seine Aufgaben. Dabei stellt sich die Frage, unter welchen Voraussetzungen ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen nicht nur optional, sondern nach der DSGVO verpflichtend?
In diesem Artikel beantworten wir diese Frage und gehen detailliert auf die Verantwortlichkeiten eines Datenschutzbeauftragten ein und stellen die Unterschiede zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten vor.
Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte?
Rollen und Verantwortlichkeiten eines DSGVO-Datenschutzbeauftragten
Die Rolle des Datenschutzbeauftragten besteht darin, als Brücke zwischen Ihrem Unternehmen und den Aufsichtsbehörden zu fungieren. Er ist zentral für das Datenschutzmanagement und überwacht die Einhaltung der DSGVO sowie anderer relevanter Datenschutzgesetze. Ein Datenschutzbeauftragter sollte in der Lage sein, Ihr Unternehmen bei allen Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Datenschutz zu beraten und Präventivmaßnahmen, beispielsweise durch Schulungen Ihrer Mitarbeiter, zu fördern.
Ein Datenschutzbeauftragter gemäß DSGVO muss folgende Aufgaben erfüllen
- Sicherstellung der Einhaltung: Überwachung der Einhaltung aller relevanten Datenschutzgesetze und -vorschriften.
- Überwachung der Prozesse: Dies umfasst die Überwachung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, um Risiken der Datenverarbeitung zu bewerten.
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter: Förderung der Datenschutzkenntnisse unter den Mitarbeitern.
- Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden: Funktionieren als Kontaktstelle für Datenschutzbehörden.
- Erreichbarkeit und Beratung: Der DSB sollte jederzeit ansprechbar sein, um Datenschutzfragen effektiv zu adressieren.
- Aufzeichnungen führen: Führung detaillierter Aufzeichnungen über die Datenverarbeitungsaktivitäten der Organisation.
- Vermeidung von Interessenkonflikten: Ein DSB sollte frei von jeglichen Interessenkonflikten sein.
Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten nach der DSGVO?
Jede öffentliche Organisation benötigt einen Datenschutzbeauftragten, und private Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn ihre Datenverarbeitungsaktivitäten bestimmte Kriterien erfüllen. Wenn Sie bereits wissen, dass Sie personenbezogene Daten verarbeiten, ist der folgende Abschnitt für Sie wichtig, da die Verarbeitung solcher Daten im Rahmen der DSGVO besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit erfordert.
Ab wann ist ein Datenschutzbeauftragter nach der DSGVO Pflicht?
Die Verpflichtung zur Bestellung eines DSB nach der DSGVO entsteht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten durch ein Unternehmen bestimmte Kriterien erfüllt:
- Die Haupttätigkeit des Unternehmens beinhaltet die Durchführung von Aktivitäten, die aufgrund ihrer Natur, ihres Umfangs und ihrer Ziele eine regelmäßige und systematische, intensive Überwachung von betroffenen Personen erfordern.
- Die Hauptaktivitäten umfassen die umfangreiche Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 der DSGVO und von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 der DSGVO.
Zusätzlich verlangt die DSGVO die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für jede öffentliche Behörde oder Organisation (mit Ausnahme von Gerichten in ihrer gerichtlichen Tätigkeit).
Interner oder Externer Datenschutzbeauftragter?
Die Entscheidung, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter (DSB) für Ihre Organisation besser geeignet ist, hängt von zwei Faktoren ab: den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation und Ihren Ressourcen. Ein interner Datenschutzbeauftragter kann eine effiziente Wahl sein, wenn das entsprechende Fachwissen bereits in der Organisation vorhanden ist, da diese Position von einem Mitarbeiter der Organisation übernommen oder effizient entwickelt werden kann. Andererseits, wenn ein hohes Maß an Fachwissen, Objektivität und Effizienz für die Umsetzung des Datenschutzes erforderlich ist, kann die Wahl eines externen Datenschutzbeauftragten von Vorteil sein. Unser Partner, ein akkreditierter externer DPO-Dienstleister, bietet professionelle Unterstützung, die diese Kriterien erfüllt.
Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile beider Optionen zusammengefasst:
Interner Datenschutzbeauftragter
Vorteile
- Vertrautheit mit dem Unternehmen: Interne DSB kennen das Unternehmen, seine Prozesse und Mitarbeiter sehr gut, was eine tiefere Integration des Datenschutzes in die täglichen Prozesse ermöglicht.
- Kosten: Oft günstiger, da kein neuer Mitarbeiter eingestellt werden muss und keine externen Beratungskosten anfallen.
Nachteile
- Ressourcen- und Aufgabenkonflikte: Die zusätzlichen Aufgaben eines DSB können die Bewältigung der bestehenden Arbeitslast erschweren. Möglicherweise muss ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden.
- Kündigungsschutz: Es gibt rechtliche Besonderheiten beim Kündigungsschutz, die Personalentscheidungen erschweren können.
Externer Datenschutzbeauftragter
Vorteile
- Spezialisiertes Fachwissen: Externe Datenschutzbeauftragte sind oft hoch qualifiziert und stets über die neuesten Entwicklungen im Datenschutzrecht informiert.
- Objektivität: Durch ihre externe Position können DSB eine objektivere Perspektive auf Datenschutzfragen im Unternehmen bieten.
- Akzeptanz: Externe Datenschutzbeauftragte werden von Betriebsräten und Mitarbeitern oft als neutraler angesehen, was die Zusammenarbeit erleichtern kann.
Nachteile
- Zugänglichkeit: Mitarbeiter könnten zögern, sich mit Fragen oder Problemen an einen externen DSB zu wenden.
Unabhängig von der Wahl des internen oder externen DSB trägt das Unternehmen die ultimative Verantwortung für den Datenschutz. Es ist daher empfehlenswert, sowohl interne Kapazitäten als auch externe Möglichkeiten sorgfältig zu bewerten, um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu sichern.
Fazit
Die Entscheidung, ob und welcher Art von Datenschutzbeauftragtem (intern oder extern) für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollte auf einer gründlichen Bewertung Ihrer spezifischen Bedürfnisse basieren.
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